Die virtuelle Hauptversammlung 2022

| 13. September 2021

Sprichwörtlich in letzter Sekunde, tatsächlich jedenfalls bei letzter Gelegenheit hat der 19. Deutsche Bundestag am 7.9.2021 die Regelungen zur virtuellen Hauptversammlung ein zweites Mal verlängert. Damit wird es nach den Jahren 2020 und 2021 „angesichts der ungewissen Fortentwicklung der Pandemie-Situation und daraus resultierender Versammlungsbeschränkungen“ (BT-Drucks. 19/32275, 30) auch im Jahr 2022 die Möglichkeit geben, Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

In der Gesetzesbegründung (BT-Drucks. 19/32275, 30) mahnt der Gesetzgeber, dass von dem „Instrument“ der Online-Hauptversammlung „im Einzelfall nur dann Gebrauch gemacht werden [sollte], wenn dies unter Berücksichtigung des konkreten Pandemiegeschehens und im Hinblick auf die Teilnehmerzahl der jeweiligen Versammlung erforderlich erscheint.“ Die Prognoseentscheidung (!) nach § 1 Abs. 2 COVMG muss ermessensfehlerfrei erfolgen. Es gelten die Grundsätze für eine unternehmerische Entscheidung auf Grundlage des § 93 Abs. 1 Satz 2 AktG (Business Judgement Rule), wobei gem. § 1 Abs. 7 COVMG, der ebenfalls bis 31.8.2022 verlängert wurde, allein vorsätzlicher Missbrauch schadet. Daher sind an die Ermessensentscheidung keine allzu hohen Anforderungen zu stellen.

Eindeutig lässt sich vor diesem Hintergrund wohl nur folgende Situation beurteilen: Nach einem sog. Freedom Day (zuletzt Dänemark) kann rechtssicher keine virtuelle Hauptversammlung mehr geplant werden. Eine bereits einberufene Online-Hauptversammlung müsste aber nicht wieder abberufen und als physische Versammlung neu einberufen werden. Vielmehr könnte dann auch nach der Aufhebung sämtlicher Pandemiebeschränkungen eine virtuelle Versammlung abgehalten werden. Auch dürfte eine Hauptversammlung vollständig virtuell durchgeführt werden, wenn die Vorbereitungen zum Zeitpunkt eines möglichen Freedom Days bereits so weit fortgeschritten sind, dass die kurzfristige Organisation einer physischen Versammlung bis zum 31.8.2022 faktisch unmöglich wäre. Im Übrigen dürfte für die Beurteilung, ob die Entscheidung zur Einberufung und Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ermessensfehlerfrei war, nicht der Zeitpunkt der Einberufung, sondern (ex ante!) ein Zeitpunkt sein, der mitunter weit vor dem Tag der Einberufung liegt. Sollte sich ein Emittent mit Blick auf den Gesundheitsschutz der Aktionäre, Organmitglieder, Dienstleister, Presse- und Medienvertreter aus Vorsichtsgründen für eine Online-Hauptversammlung entscheiden, dürfte es aus heutiger Sicht schon im Ansatz schwerfallen, Ermessensfehler zu konstruieren.

Im Ergebnis ist daher auch für die Hauptversammlungssaison 2022 davon auszugehen, dass diese weitestgehend, wenn nicht gar nahezu vollständig, virtuell stattfinden wird.

Mehr zur virtuellen Hauptversammlung 2022 in der AG 2021, R283.

Empirische Untersuchung und Auswertung der zweiten virtuellen Hauptversammlungssaison

| 17. August 2021

Auch die Saison der Aktionärstreffen im Jahr 2021 war von der virtuellen Hauptversammlung geprägt. Die fortdauernde COVID‑19-Pandemie erforderte, das COVMG zu verlängern, um rechtssicher eine zweite Saison von Online-Hauptversammlungen durchführen zu können. Nachdem zum Jahreswechsel das im Verordnungswege zur Verlängerung ermächtigte BMJV und der Deutsche Bundestag fast zeitgleich zur Tat schritten, trat mit Wirkung zum 28.2.2021 ein leicht überarbeitetes COVMG in Kraft. Auf Grundlage des novellierten Gesetzes wurden bis Ende Juli 2021 von den Unternehmen der DAX-Indexfamilie (DAX30, MAX, SDAX und TecDAX) 134 Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Versammlung einberufen. Anknüpfend an die Beiträge in AG 2020, 418 und AG 2020, 776 wurde nunmehr die zweite virtuelle Hauptversammlungssaison empirisch untersucht und systematisch ausgewertet, um den Marktstandard herauszuarbeiten.

Die Mehrheit der 134 zwischen Februar 2021 und dem 31.7.2021 einberufenen virtuellen Hauptversammlungen von börsennotierten Unternehmen der DAX-Indexfamilie

  • nutzte das normale statt des verkürzten Fristenregimes des § 1 Abs. 3 COVMG (99 %),
  • sah vor, dass die Versammlung über das Internet in Bild und Ton nur für die Aktionäre übertragen würde (58 %),
  • gab einen „Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes“ in Form einer Postadresse als Ort der Hauptversammlung i.S.d. § 121 Abs. 3 AktG an (57 %),
  • gab Aktionären vor, Fragen gem. § 1 Abs. 2 Satz 2 Halbs. 2 COVMG bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen (100 %),
  • beschrieb das Fragerecht gem. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVMG im Zusammenhang mit Angaben nach § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 3 AktG (80 %),
  • eröffnete den Aktionären die Möglichkeit, Fragen gem. § 1 Abs. 2 Satz 2 Halbs. 2 COVMG bis zum Ablauf des zweiten Tages vor der Hauptversammlung zu übermitteln (96 %), so dass ein voller Tag zwischen der letzten Fragemöglichkeit und dem Tag der virtuellen Versammlung lag,
  • nutzte das Portal zur Übermittlung der Fragen an die Gesellschaft (98 %),
  • machte keine Angaben zur Namensnennung der Fragensteller in der virtuellen Versammlung (46 %),
  • bot ihren Aktionären weder eine Nachfragemöglichkeit (92,5 %) noch eine Stellungnahmemöglichkeit (81 %) während der virtuellen Hauptversammlung an,
  • ermöglichte keine elektronische Teilnahme gem. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (99 %) und stellte dies auch explizit in der Einberufung der virtuellen Versammlung klar (60 %),
  • bot den Aktionären die Briefwahl über das Portal (100 %) und daneben auch auf dem Postweg, per Telefax oder E‑Mail an (63 %),
  • ermöglichte den Aktionären, die elektronische Briefwahl über das Portal bis zum „Beginn der Abstimmungen“ (67 %) und die Briefwahl auf dem Postweg, per Telefax oder E‑Mail bis zum Ablauf des Tages vor der virtuellen Hauptversammlung (62 %),
  • benannte einen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft (100 %),
  • sah vor, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das Portal (99 %) und daneben auch auf dem Postweg, per Telefax oder E‑Mail bevollmächtigen und anweisen zu können (69 %),
  • ermöglichte die Bevollmächtigung und Anweisung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft über das Portal bis zum „Beginn der Abstimmungen“ (68 %) und beendete die Möglichkeit der Bevollmächtigung und Anweisung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft auf dem Postweg, per Telefax oder E‑Mail mit Ablauf des Tages vor der virtuellen Hauptversammlung (60 %),
  • gab an, Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung während der virtuellen Hauptversammlung über das Portal erklären zu können (95 %), und
  • wählte Computershare (40 %), Link Market Services (18 %) oder Better Orange (17 %) als Hauptversammlungs-Dienstleister für die Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung (Marktanteil von zusammen 75 %).

In der AG 2021, 613 werden die Durchdringung der virtuellen Hauptversammlung gegenüber der Präsenz-Versammlung, der Umgang mit dem Fristenregime der Einberufung, dem (neuen) Fragerecht, der Ermöglichung von Nachfragen bzw. Stellungnahmen, den Modalitäten der Stimmrechtsausübung der Aktionäre sowie der Widerspruchsmöglichkeit ausführlich dargestellt und ausgewertet. Auch werden weitere Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung und die von den untersuchten Börsenunternehmen gewählten Hauptversammlungs-Dienstleister beleuchtet.

Corona-Krise – Auswirkungen auf Jahresabschluss und Lagebericht

| 9. April 2020

Viele börsennotierte Unternehmen haben ihren Jahresabschluss zum 31.12.2019 bereits im Februar 2020 aufgestellt und die Prüfung ist beendet. In diesem Fällen schlagen sich die Folgen des Coronavirus meist nur in einer kurzen Bemerkung im Chancen- und Risikobericht nieder. Anders ist dies bei der mittelständischen GmbH, bei der die Erstellung und Prüfung des Jahresabschlusses aktuell meist noch nicht abgeschlossen ist und somit in eine Zeit fällt, in der die massiven wirtschaftlichen Folgen der Corona-Pandemie deutlich werden. Daher stellt sich die Frage, welche Konsequenzen sich für den Jahresabschluss zum 31.12.2019 oder gar bei vom Kalenderjahr abweichendem Geschäftsjahr bspw. auf den 31.3.2020 ergeben.

  1. Wertbegründendes oder wertaufhellendes Ereignis

Für den Jahresabschluss gilt grds. das Stichtagsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Bei der Frage, ob ein Vermögensgegenstand in der Bilanz auszuweisen ist und zu welchem Wert er anzusetzen ist, sind alle Umstände zu berücksichtigen, die am Bilanzstichtag objektiv gegeben sind. Umstände, die erst nach dem Abschlussstichtag eintreten, sind bei der Bilanzierung oder Bewertung nicht zu berücksichtigen (wertbeeinflussende Tatsachen). Im Allgemeinen ist davon auszugehen, dass zwar erste Infektionen in China bereits 2019 bestanden, aber erst der sprunghafte Anstieg der Ausweitung der Infektion ab Januar 2020 zu den wirtschaftlichen Schwierigkeiten geführt hat und damit das Auftreten des Coronavirus als weltweite Gefahr wertbegründend einzustufen ist und dementsprechend die bilanziellen Konsequenzen im Jahresabschluss zum 31.12.2019 noch nicht zu ziehen sind.

  1. Grundsatz der Unternehmensfortführung

Allerdings erlangt die Bilanzierungsgrundregel, wonach der Jahresabschluss grds. unter Annahme der Fortführung des Unternehmens (Going-Concern-Konzept) aufzustellen ist, besondere Beachtung. Dies insbesondere, weil bei dieser Prüfung wertbegründende Ereignisse nach dem Stichtag bis zur Feststellung des Jahresabschlusses, die zu einem Wegfall der Fortführungsannahme führen, auf den Jahresabschluss zurück zu beziehen sind – Durchbrechung des Stichtagsprinzips. Dieser über den Bilanzstichtag hinausgehende Betrachtungszeitraum muss in der aktuellen Lage Anlass sein, die Frage, ob die Going-Concern-Annahme aufrechterhalten werden kann, sehr sorgfältig abzuwägen und dies entsprechend zu dokumentieren, denn alleine die behördlichen Einschränkungen für manche Branchen oder die Nichterreichbarkeit oder Nichtverfügbarkeit von Absatzmärkten müssen als Indizien für eine mögliche Durchbrechung der Fortführungsprognose gewertet werden. Insoweit muss in bestimmten Branchen aktuell davon ausgegangen werden, dass nicht nur allgemeine Unternehmensrisiken bestehen, sondern dies bestandsgefährdende Ausmaße annimmt. Dies erfordert dann zwingend die Erstellung einer Fortführungsprognose.

Bei prüfungspflichtigen Unternehmen ist die Anwendbarkeit der Going-Concern-Prämisse Prüfungsgegenstand. Insofern muss in Zweifelsfällen die Unternehmensführung ausreichende Nachweise für die der Aufstellung des Jahresabschlusses zu Grunde gelegte Annahme beibringen.

Im Mittelpunkt steht eine detaillierte Liquiditätsvorschau auf Basis einer Unternehmensplanung, insbesondere in Gestalt einer Produktions-/Absatzplanung. Umfang und Tiefe der Fortführungsprognose wird durch Umfang und Komplexität der Geschäftstätigkeit und die bestehenden Risiken im konkreten Fall bestimmt. Dabei sind in der aktuellen Situation insbesondere zu berücksichtigen:

  • Rahmenbedingungen der Bundesländer hinsichtlich der Einschränkungen beruflicher Betätigungen in Form von angeordneten Betriebsschließungen oder besonderen Hygienemaßnahmen;
  • Einschränkungen hinsichtlich ausländischer Beschaffungs- oder Absatzmärkte;
  • bereits zugesagte oder zumindest ausreichend sichere Hilfen des Staates;
  • Maßnahmen zur Reduktion von Kosten, wie Kurzarbeit, wegfallende Aufwendungen, Abreden mit Vermietern über die Herabsetzung oder Stundung von Mietzahlungen oder bspw. Abreden mit Banken über die Stundung von Kreditraten;
  • Maßnahmen zur Sicherung der Tätigkeit, wie vermehrter Onlinehandel, Home-Office der Mitarbeiter und Vorbereitung auf die Phase, in der unter hygienischen Auflagen Tätigkeiten wieder aufgenommen werden dürfen;
  • zu berücksichtigen sind die geänderten rechtlichen Rahmenbedingungen durch das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht v. 27.3.2020 (hierzu Hölzle/Schulenberg, ZIP 2020, 633; Thole, ZIP 2020, 650);
  • einer besonders sorgfältigen Erstellung der Fortführungsprognose bedarf es dann, wenn das Unternehmen bereits vor der Corona-Pandemie wirtschaftliche Schwierigkeiten hatte.

Zu Ansatz und Bewertung bei Abkehr von der Going-Concern-Prämisse, siehe auch Schiffers in GmbH-Handbuch, Rz. II 4571, 4630, 4661.

  1. Berichtspflichten im Anhang

Bestehen wesentliche Unsicherheiten, die Zweifel an der Fähigkeit des Unternehmens zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit aufwerfen können, und werden diese nicht spätestens bis zum Zeitpunkt der Beendigung der Aufstellung des Abschlusses ausgeräumt, so erfordert dies eine Angabe im Anhang (hierzu IDW PS 270 n.F. Rz. 9).

Des Weiteren ergibt sich regelmäßig eine Berichtspflicht im Rahmen der Nachtragsberichterstattung im Anhang. Hierzu Schiffers in GmbH-Handbuch, Rz. II 2328.

M.E. besteht in der aktuellen Wirtschaftslage eine Erläuterungspflicht im Anhang für nahezu alle Unternehmen, insbesondere wenn Produktionsausfälle bestehen oder die Tätigkeit aufgrund behördlicher Auflagen aktuell nicht ausgeübt werden kann. Dies gilt erstrecht dann, wenn vorstehende Aspekte zusammen treffen mit einer schwierigen wirtschaftlichen Lage des Unternehmens bereits vor der durch die Corona-Pandemie ausgelösten Wirtschaftskrise. Aufgrund der Breitenwirkung der aktuellen wirtschaftlichen Krise ist m.E. auch im Falle der Nichtbetroffenheit des Unternehmens eine aussagekräftige Negativanzeige angezeigt. Art und Umfang der Angabepflicht sind dann unternehmensindividuell zu prüfen.

  1. Auch bei Einstufung der Corona-Pandemie als wertbegründendes Ereignis können sich bilanzielle Auswirkungen ergeben

Auch kann selbst dann, wenn sich durch die Corona-Pandemie auf Grund einer Einstufung als wertbegründendes Ereignis noch keine unmittelbaren bilanziellen Auswirkungen auf den Jahresabschluss zum 31.12.2019 ergeben, dies zum Anlass genommen werden, den Ermessensspielraum bei Ansatz und Bewertung hin zu einer vorsichtigen Bilanzierung zu nutzen, um Vorsorge für die in 2020 eintretenden Belastungen zu treffen. Insoweit erlangt die Bilanzpolitik im Jahresabschluss zum 31.12.2019 eine besondere Rolle.

  1. Lagebericht

Die aktuellen Entwicklungen müssen sich regelmäßig in der Risikoberichterstattung des Lageberichts niederschlagen. Im Einzelfall können die aktuellen Rahmenbedingungen natürlich auch Chancen bringen, die dargestellt werden müssen. So bspw. bei einem Medizintechnikunternehmen oder einem Onlineversand.

Auch ist die Prognoseberichterstattung (voraussichtliche Entwicklung der Kapitalgesellschaft mit ihren wesentlichen Chancen und Risiken) an die aktuellen Entwicklungen anzupassen. Die aktuell bestehende große Unsicherheit ist ggf. über verschiedene Zukunftsszenarien abzubilden.

Siehe zu alledem in Kürze auch Schiffers in GmbHR 10/2020.

Mehr zum Autor: WP/StB Prof. Dr. Joachim Schiffers ist Partner der Warth & Klein Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Zu aktuellen Hilfestellung rund um die Thematik „Corona-Krise“: https://www.wkgt.com/themen/